たった5日間でできるタイムマネジメント方法
今回は多くの人が抱える問題で、その解決策を知りたいと思っている「タイムマネジメント」について話したいと思います。
これは一人一人が苦戦している問題でもあり、世界規模で誰もが抱えている悩みでしょう。
タイムマネジメントの問題は人によって異なります。その原因やパターン、組織の状況、意思決定プロセスは、あなたの特有のものです。その一方で、全ての人が、1日24時間という限られた時間しかないという点は共通しています。
タイムマネジメントの問題を一瞬で解決する方法や魔法の言葉があったら紹介したいところですが、残念ながら存在しません。ですが、どのように時間を過ごすかは、数え切れないほどのあなたの選択と習慣に起因しています。時間をコントロールするためには、あなたの現在の生活パターンを変え、新しい習慣を作っていくことがカギになります。
まず最初に、これからタイムマネジメントをするという意思が大事です。あなたがどのように時間を過ごすかを注意深く決めていく。それがタイムマネジメントを成功させるために必要です。
そこからさらに、前向きで本質的な習慣を作っていけるよう小さな変化を積み重ねていきましょう。そうすることで自分で毎日を管理することができ、その長期的な努力が結果に結びつくのです。
つまり、もしあなたがタイムマネジメントの向上について本気であるならば、これからは今までと異なることに取り組み、できること・できないことを自己分析していく必要があります。
初めはきっとうまくいかなくてイライラしたり、前のパターンに戻りたいと思うこともあるでしょう。しかし同時に、その努力は必ず報われることを忘れないでください。
タイムマネジメントは、プロセスであり習慣でもあります。自分の行動に対して注意を払い続けることであり、偶然手に入る”ライフハック”の魔法ではありません。ここまで読んでぜひ試してみたいと思った人は、まずは小さなことから試してみましょう。ここから”たった5日間でできるタイムマネジメント方法”を紹介します。
それぞれのステップはたった5分で実践できます。この記事を一度に読み切らずに、毎日一つずつ取り組んでいくのも良いでしょう。
自分の行動に注意を払い、明確なプライオリティを決めることが、タイムマネジメントの成功のための第１歩となります。つまり、意識的に時間をコントロールすることが目標達成には不可欠なのです。
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5日間でできるタイムマネジメント方法
Day 1 - 適切な環境作りをしましょう
ポイント
自分のいる環境は良くも悪くも、あなたの習慣に大きな影響を与えます。もし今のあなたの習慣を変えたいなら、できるだけ簡単にあなたが理想とする行動が取れるような環境作りをしましょう。
アクションステップ
職場環境に関する以下の質問に答えてみましょう。
自分のデスクにいるとき、集中して仕事ができますか？
自分と電話機の間に何か障害物はありませんか？
パソコンを開いたときに何が見えますか？
gmail, slack, SNSなどの通知はオフになっていますか？
メールのフォルダやデスクトップは整理されていますか？
注意点
ダラダラと取り組まずに、タイマーを5分セットして終えるようにしましょう。ファイルの整理やデスクの掃除に何時間も費やすことは、理想的な結果に繋がりません。
Day 2 - スコアカードを作りましょう
ポイント
新しいことに取り組む前に、一度立ち止まり現状を再確認しましょう。自分に誠実で現実的であるほど、習慣の改善が楽になります。
アクションステップ
ここではAtomic Habits(James Clear著)で紹介されていたプロセスを参考にします。まず、あなたの１日の習慣を全て書き出し、ポジティブ、ネガティブ、中立的の３つに分類します。
James Clear氏によるこのガイドライン(https://jamesclear.com/habits-scorecard)を参考にしましょう。「分類分けが難しい場合は、これらの質問を自分にしてみてください。”この習慣はなりたい自分に近付くための手助けとなっていますか？” あなたの理想像に近づくための習慣は、キープするべきです。そうでない場合はあまり好ましくないでしょう。」
最終確認をし、週の最後にそのリストを確認するため取っておきましょう。
注意点
第３者の立場として自分のリストを見てみましょう。このアクションの目的はあなた自身の理解を深めることであり、自分を戒めるためではありません。
Day 3 - 1日の優先事項を明確にしましょう。
ポイント
何をするにもまず、今日(自分が)仕事をする上でやらなければならない最も重要なことについて考えてみましょう。そして、それに取り組みましょう。
アクションステップ
まずは数分間を使って、今日達成させたい1つのタスクを書き出しましょう。そして、それに取り掛かる時間を決めます。
決めたその日の目標は何が何でも達成させましょう。言い訳をしてはいけません。
1日のスケジュールを確認し、そのタスクに取り掛かる時間をきちんと決めましょう。
自分の決めたプライオリティを大切にしましょう。顧客とのミーティング中にメールを確認したり電話に出ないのと同じように、一度決めた目標に集中して取り組みましょう。
その日の目標が達成できたら、次に何に集中するかをしっかりと決めましょう。
もし自分で優先事項を決めることが難しければ、上司やチームメンバーなどにアドバイスをもらいましょう。
注意点
とても重要なことでない限り、早く簡単に達成できてしまうタスクを優先してはいけません。
Day 4 - 自分の行動を見直しましょう
ポイント
できるだけ明確に自分の意思表明をしてみましょう。自分自身を理解すればするほど、目標を達成しやすくなります。
アクションステップ
Day 3での目標達成において、自分の助けとなったもの、逆に本領発揮の妨げとなったものを振り返りましょう。その内容とDay 2で作ったスコアカードを見比べて、自分がどのようにタイムマネジメントをしているか、そのパターンを見極めます。そしてタイムマネジメントを成功させるためのポジティブな習慣を1つか2つ決め、今後の計画を決めましょう。
例えば、「私はZという場所でY時にXをする」のように明確に目標を決めます。
「Aが起こった場合、Bの習慣ではなく、Cをする」と決めて行動することで、弊害となる習慣を変えられるかもかもしれません。
そして、大きな目標を達成するための習慣を決めましょう。
もしあなたがメールの整理やメールの作成などに時間を取られているなら、タイマーを活用してみましょう。取り掛かり始めた時間、終えた時間を測り、どれだけそのタスクに時間をかけているのか再確認しましょう。
もしあなたがスマホをよく使うのなら、「電話で誰かと話す度にカウント」したり、”クリップストラテジー”（the paper clip strategy）を試してみましょう。
2分以下で達成できるような簡単なものに絞りましょう。
注意点
実際に続けられるように現実的であり、且つ目標達成を促すほどあなたにとって重要な習慣が好ましいです。ここで１番大事なのは、あくまでタイムマネジメントのため効率よく時間を使うことのできるタスクに集中することです。そして何より大事なのは、ただ頭の中で描くだけではなく、実際に書き出すことなのです。
Day 5 - ハビットトラッカーを作りましょう
ポイント
「何らかの手法で成果が測れることは、必ず成し遂げることができる。」という格言があるように、毎日の積み重ねが大事なのです。
アクションステップ
この4日間のエクササイズで自分の周辺環境や習慣を振り返り、1日の中での優先事項を決定し、これから変えていきたい習慣に対し新たな選択をしてきました。最後のステップは、どのように自分自身に責任を持つか決めることです。
シンプルなハビット(習慣)トラッカーを作ります。Googleシートや方眼紙、coach.meなどのアプリや、このようなテンプレートを活用してみましょう。
毎日退社する前に、Day 4で決めた習慣を達成できたか1日を振り返りましょう
もし達成できなかった場合、なぜできなかったかを考えましょう。次の日に修正できることがあれば、すぐに取り入れましょう。
ハビットトラッカーをアップデートした後は、明日の成功のために１分間だけ時間を取ります。
身の回りの整理をし、邪魔になりそうなものは片付けておきましょう。
改善しようと取り組んでいるポジティブな習慣を視覚的に確認できるよう準備をしておきます。
注意点
達成できない日があったとしても、2日連続にならないようにしましょう。それはあなたの悪い習慣になってしまうかもしれないからです。
この５日間のアクションが、タイムマネジメントのカギとなることを願っています。