オンボーディングプロセスを改善する16のコツ
この記事は、弊社の姉妹事業であるAttunedのブログ（英語）に掲載されたものです。
会社や組織にとって最適な人材を集め、面接を経て、内定を出す（あるいは承諾する）ことは、実に大変な作業です。
うまくいけば、採用は社内の複数のチームによる共同作業で行われます。また、転職者にとっては人生を左右する決断であり、関係者全員にとって最後の飛躍となるのです。
オファーレター（内定通知）に署名した後は、デスクに足を置いてリラックスし、ここでの仕事は終わったと思いたくなるものですが、まだやらなければいけないことはあります。
採用の直後にはオンボーディングが行われます。オンボーディングプロセスの中には、新しいチームメンバーの入社日に向けての準備と、入社後のスピードアップのために行うすべてのことが含まれます。オンボーディングのプロセスは、何カ月もかけて詳細に行う企業もあれば、最初の数日間にまとめる企業もあります。
新しいオンボーディングプロセスを計画する場合でも、すでに存在するシステムを更新する場合でも、オンボーディングプロセスをいくつかの段階に分けて考えることが有効です。そうすることで、計画を立てやすくなり、何をすべきなのか、全員が同じ考えでいることができます。このような意識の統一は、人と組織の適合性を高め、新しい職場でできるだけスムーズに活躍できるようにするために非常に重要です。
ここでは、オンボーディングプロセスの最初の数段階について、いくつかのアイデアを紹介します。
入社前
1. 歓迎する
彼らがチームに参加することを、楽しみにしていることを伝えましょう。このようなことは、常に言う（あるいは繰り返す）価値があります。
2. 連絡
質問があるときは誰に連絡すればよいか、また、近況報告のためにいつ連絡する予定かを、新しい社員に伝えてください。人事チームからのフォローアップが迅速かつ分かりやすいものであることを確認する。
3. ウェルカムキット
新入社員に贈るウェルカムキットを作成する。これは、デジタルでも、郵便で送るパッケージでもかまいません。会社の記念品、職務に関連する本、チームからのメッセージカードなどは、いつ受け取っても素晴らしいものです。また、グループのAttuned Team Dynamicのスクリーンショットと一緒に、チームがどのように協力しているかについての情報を共有することもできます。
4. 最終確認
開始日の1～2日前に連絡を取り、最終的な詳細を再確認し、初日のスケジュールの概要を説明するように計画しましょう。
出社初日
5. 最初のミーティング
歓迎の言葉から始まり、すぐにミーティングを行い、必要な資料の配布、今後数日間と数週間で求められていることの説明、すべての技術的なセットアップなどを行います。
6. バランスの良いスケジュール
その日は、予定されているイベントや休憩時間、これまでに学んだことを復習する時間をバランスよく取り入れるようにしましょう。
7. 1on1の設定＋モチベーションテストの再受験
最初の1対1のミーティングをカレンダーに招待するように設定し、新しいチームメイトにモチベーションテストを再受験してもらいましょう。転職という大きな決断の後、モチベーションが変化している可能性があり、それを知ることはマネージャーにとっても重要なことです。そのミーティングでは、モチベーションレポートを一緒に確認する、ということを前もって伝えておきましょう。
8. 振り返り
一日の終わりには、数分間の連絡を取り合い、翌日の予定を確認し、サインオフするように優しく伝えましょう。リモートワークの場合、夜遅くまで仕事をしてしまう人もいるため、この最後のステップは重要です。
最初の1on1ミーティング
9. 経過＋予定確認
この機会に、これまでの経過を確認し、次の週、次の月、次の90日間に期待することを確認します。
10. コミュニケーションスタイル
お互いのコミュニケーションのスタイルについて話し合い、新しいチームメンバーがその職場について質問できる機会を作っておきます。
11. マネージャーのモチベーション
マネージャーの最大のモチベーションを共有し、それがマネージャーにとってどのような意味を持つのか、また、それが仕事にどのように現れるのかを説明しましょう。新しいメンバーにも、彼らのモチベーションの源泉を説明するように聞いてみてください。
12. モチベーションの相違点の確認
Attuned Team Dynamicを再度確認し、まず自分のプロフィールを確認し、次に相手のプロフィールを確認しましょう。次に、自分のモチベーションとの相違点と潜在的な盲点に注目します。このような視点の違いがどのように現れるか、またそれを克服するためにどのように協力するかをブレインストーミングし、一緒に簡単な予行演習を行います。また、この機会に、チームがどのようにパルスサーベイを利用し、Attunedを仕事に取り入れているかを説明してください。
13. 今後の1on1の計画
今後の1on1ミーティングをどのようなスケジュールで行うかを決め、次回のミーティングをカレンダーに書き込むようにしてください。
最初の1週間以降
14. 進捗確認
最初のオリエンテーションの段階が過ぎると、チームメンバーは「新しい」という感覚が薄れ、落ち着いてくるので、いつも通りのパターンになることがあります。特に最初の90日間は、日々の仕事から解放され、ベンチマークに向けた進捗状況を話し合う時間を作り続けましょう。
15. モチベーションの確認
会議の前には、彼らのモチベーションを最も高める項目を再確認し、常に頭に置いておくことを忘れないでください。
16. フィードバック
ここまでのオンボーディングプロセスについてフィードバックをもらい、より良いものにするためにどうしたらいいか、今現在と将来の両方について教えてもらう。
オンボーディングは、新しい社員との関係を構築する上で重要な時期です。新しい職場への移行に伴う詳細な手続きだけでなく、企業文化、価値観、ミッション、ビジョンなどをどのように新しいメンバーに紹介するかも忘れずに計画してください。
また、どのように会社の文化やビジョンに馴染んでもらい、それらをどのように彼らの重要なモチベーションと関連付けるかを考えてみましょう。つまり、この新入社員の経験を、社内すべての人に利益をもたらす充実した環境を育む機会として活用するのです。
Kristine Ayuzawa
Director of People Operations