優先順位のつけ方 - ５つのコツ
皆さんこんにちは！EQIQのMayukoです。
コロナが深刻化してから約1年間経過しましたが、いかがお過ごしでしょうか？
東京都への蔓延防止措置の適用が決定され、なかなか状況は好転しませんね。少しでも早くコロナが終息するよう祈るばかりです。
さて、今回は「仕事の優先順位のつけ方」についてお話ししていきたいと思います。
日常生活の中ではもちろん、仕事をする上でもやる事が沢山ある時に何から手を付けたらいいか迷うことはありませんか？1つのタスクに取り掛かったのはいいものの、時間がなくなって違うタスクが時間内に終わらなかった・・なんて失敗の経験はないでしょうか？今回は、私が普段仕事をする上で優先順位をつける時に気をつけているコツをご紹介したいと思います。この記事が少しでも皆さんのお役に立てば嬉しいです ☺
1. 時間管理のマトリックス
ご存知の方も多いと思いますが、世界的に有名な「7つの習慣」の著者、スティーブン・コヴィー氏が提唱したタスク管理方はすごく役に立ちます。
この表を見れば分かる通り、4つの領域に分類されています。
A: 重要度が高く、緊急度も高いタスク
B: 重要度が高いが、緊急度が低いタスク
C: 緊急度が高いが、重要度が低いタスク
D: 重要度も緊急度も低いタスク
自分のタスクが4分類の中でどこに当てはまるのかを可視化する事で、優先順位をつけやすくなります。
私は大抵、月曜日の朝にその週のタスクをまとめてこの4分類に当てはめます。A →C→B→Dの順に進めていけば良いので、管理がしやすくなります。
Trelloなどのタスク管理ツールを使用すると更に分かりやすいかもしれません。私はTrelloで「今日やる事」「明日やる事」「今週中に終わらせる事」のカードを作り、終わったものは消していくようにしています。1日の終わりに「今日やる事」がゼロになるとスッキリした気持ちになりますよ！
ちなみに、重要な仕事は認知資源が豊富な午前中に終わらせてしまうのがオススメです。重要度が高いタスクは午前中に強制的に入れてしまいましょう。
ここからは細かな優先順位をつけるテクニックをご紹介します。
2. 時間を限定して集中する
人は限られた時間内で集中することにより、良い仕事ができると言われています。ダラダラとタスクに取り組むのではなく、「X時までにこの仕事を終わらせよう」とリミットをかけて挑んでみましょう。アラームをセットするのも良いですね。
何を隠そう、私もこれを電車の中で書いています。もちろん「到着駅に着くまでに終わらせる」予定です。
3. 完璧にしようとせず、とにかく終わらせることを目標とする
１つの仕事を完璧にしようとして時間がかかりすぎ、他の仕事の締切りに間に合わなければ本末転倒です。重要度の高い仕事に対しては全力で挑み、逆に重要度の低い仕事には力を抜いてスピードを意識して取り組むことで、効率的に全ての仕事を進める事ができます。
4. TODOリストを活用する
その日に何をするべきかを明確に可視化するのに使えるのがTODOリストを作る事です。ツール、ノート、カレンダーなど様々な方法でTODOリストを作る事ができるので、ぜひ自分にぴったりの方法を見つけてみてください。私は個人的に付箋を使ったリストがお勧めです。別の記事で紹介しているので、そちらもぜひ参考にしてみてください。
5. 仕事を振る
その日にやる事が多くて全てが時間内に終わらなそうですか？であれば、同僚やチームメンバーに仕事を振ってしまいましょう。自分のタスク量は意外と理解されていません。どうしても期日や期限までに終わらない時は、周囲に助けを求めることも大切です。逆に、チームメンバーが困っている時は助けてあげましょう。また、信頼できる上司がいれば思い切って相談をしてみるのも1つの手です。
いかがでしたでしょうか。
仕事ができる人は自分のタスクの優先順位を理解しています。重要度・緊急度の高いものから仕事に取り掛かる事で効率的に仕事を終える事ができ、より良いパフォーマンスにも繋がって行きます。
この記事が少しでも皆さんのお役に立ったのであれば幸いです。
Thank you for reading ☺